Conseil Cri de la santé et des services sociaux de la Baie James

Description du poste

APERÇU DU POSTE

Sous la direction du directeur des affaires et services médicaux (DASM), la personne titulaire du poste est responsable de la gestion de toute l’information contenue dans les dossiers des clients, y compris, entre autres, l’information médicale, psychosociale et de protection de la jeunesse, pour le Conseil Cri de la santé et des services sociaux de la Baie James (CCSSSBJ), ainsi que de toutes les ressources et activités régionales liées aux archives médicales régionales dans tous les établissements et dans le cadre de toutes les missions du CCSSSBJ, et dans les neuf communautés d’Eeyou Istchee.

Plus précisément, la personne titulaire du poste est responsable de la gestion adéquate et optimale des activités liées à la gestion des dossiers médicaux afin d’assurer la gestion des statistiques, de l’analyse, de l’évaluation, de l’accessibilité, de la transmission, de la confidentialité, de la conservation et de la sécurité des renseignements médicaux et hospitaliers. Le coordonnateur ou la coordonnatrice des services régionaux d’archives médicales a pour mandat d’harmoniser les services offerts, les processus de travail internes et les outils de travail en faisant appel aux pratiques exemplaires conformes aux lois, aux normes et aux normes en cours.

En étroite collaboration avec le directeur des affaires et services médicaux et les directeurs/directrices des services professionnels et de l’assurance de la qualité (DSPAQ), la personne titulaire du poste sera appelée à fournir des orientations et des conseils sur la gestion qualitative de l’information sur les usagers.

De plus, la personne titulaire du poste collaborera aux activités liées à la définition et à la mise en œuvre des systèmes d’information clinique (SIC) et participera à la définition, à la planification et à l’élaboration des programmes, des politiques et des protocoles de l’unité, des autres programmes, ainsi que de l’évaluation et de l’exécution des fonctions d’assurance de la qualité.

FONCTIONS SPÉCIFIQUES

Le titulaire est responsable des activités de gestion adéquates et optimales liées à la gestion des dossiers médicaux pour assumer la gestion des statistiques, de l’analyse, de l’évaluation, de l’accessibilité, de la transmission, de la confidentialité, de la conservation et de la sécurité de l’information médicale et hospitalière.

Le coordonnateur des Archives médicales régionales a pour mandat de normaliser les services offerts, les processus internes de travail et les outils de travail faisant appel aux meilleures pratiques conformément à la législation, aux normes et à la norme active.

De plus, le titulaire est un collaborateur actif de toutes les archives électroniques cliniques. Plus précisément :

1. Planifier, organiser et évaluer les activités du service régional des archives pour l’ensemble du CCSSSBJ.
2. Assurer une gestion adéquate et optimale des activités relatives à la gestion des dossiers, au traitement et à la codification des données médico-administratives, ainsi que la gestion des systèmes d’exploitation supportant ces activités;
3. Collaborer, avec le directeur/la directrice du centre hospitalier et le directeur des affaires et services médicaux, à l’assurance de la planification, de la planification budgétaire, de la coordination, de la responsabilité, de l’assurance de la qualité et de l’évaluation.
4. Assurer la gestion opérationnelle (accès, orientation, responsabilité, planification, organisation, coordination, mise en œuvre, contrôle, supervision et production de rapports) et participer à la gestion des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles pour l’ensemble des services fournis, et ce, en collaboration avec le personnel/les gestionnaires de programmes fonctionnels.
5. Uniformiser l'ensemble des pratiques et des protocoles pour les services sous sa responsabilité.
6. Collaborer à la mise en place des processus permettant l’informatisation du dossier et l’implantation de systèmes d’information clinique (CIS).
7. Assurer l’optimisation des processus dans le secteur des archives et assurer une saine gestion du changement avec tous les partenaires impliqués.
8. Connaître et mettre en pratique les règles de confidentialité de l’établissement en prenant les dispositions nécessaires pour protéger l’intégrité, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels des usagers.
9. Élaborer, appliquer et mettre à jour les politiques, les procédures et les protocoles relatifs au service.
10. Assurer les liens entre les différents départements et les partenaires de l’organisation.
11. Assurer un environnement de travail sain dans ses départements (mobilisation, leadership) et le développement des compétences en ressources humaines.
12. Participer à tout Comité lié à la gestion des informations des utilisateurs.
13. Responsable du développement, du déploiement et de l’opérationnalisation du processus régional de numérisation et de classification.
14. S’occuper de l’intégrité des données d’identification du patient conformément à la directive, au code normatif et aux autres références gouvernementales pertinentes.
15. Connaître et mettre en pratique les règles des politiques de confidentialité de l’organisation en prenant les mesures nécessaires pour protéger l’intégrité, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels des usagers.
16. Établir, en collaboration avec le directeur des affaires et services médicaux et le chef adjoint des archives, les objectifs du service et déterminer les mesures à prendre pour atteindre ces objectifs.
17. Planifier, organiser, normaliser, diriger et coordonner les activités des archives médicales régionales.
18. Participer à la planification et à la mise en œuvre de divers projets de SIC locaux, régionaux, suprarégionaux et provinciaux.

Exigences

EXIGENCES

Formation et expérience :

• Diplôme universitaire en archives médicales et / ou dans une discipline pertinente au poste;
• Un diplôme d'archiviste médical d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme reconnu par l'Association des gestionnaires de l’information de la santé du Québec ou par le Collège des archivistes médicaux du Canada (Association des archivistes médicales du Canada) peut également être accepté;
• Cinq (5) années d’expérience pertinente comme archiviste médicale;
• Diplôme en gestion est un atout;
• Membre en règle de l’AGISQ est un atout.

Connaissances et aptitudes :

• Connaissance approfondie des pratiques, des programmes, des lois et des règlements du MSSS en matière de services sociaux, du Réseau universitaire intégré de santé (RUIS), des orientations et tendances ayant une incidence sur la profession, y compris le CHSSC (anciennement CLSC), les services hospitaliers, de réadaptation, en santé mentale et de lutte contre les dépendances ainsi que les services de santé publique.
• Bonne connaissance et expérience de la gestion des services d’archives et des corridors de services pour les services de soins de santé.
• Expérience des processus induits par l’interface d’applications de TI inhérentes.
• Expérience professionnelle liée à l’élaboration et(ou) au suivi d’indicateurs de rendement pour la gestion et l’interprétation des données du tableau de bord.
• Excellente connaissance de la législation, des normes et des standards en vigueur;
• Connaissance de diverses lois sur la gestion des informations de la Santé du Québec : la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur les services de santé et les services sociaux (LSSSS) et le chapitre S-5, la Loi sur les archives, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, etc.
• Connaissance des fonctionnalités d’un IPMR (un atout).
• Connaissance des fonctionnalités d’une interface (un atout).
• Connaissance des normes de codification de la CIM-10-CA, CCI et CIM-O.
• Connaissance des fonctionnalités d’un dossier médical électronique (DME) et(ou) d’un DCI (un atout).
• Bonne connaissance du cadre normatif d’I-CLSC.
• Facilité d’apprentissage des logiciels informatiques.
• Bonne maîtrise du système MED-ÉCHO et de la suite Microsoft Office (Word et Excel) et connaissance du logiciel Impromptu (un atout).
• Connaissance des applications liées au DSQ, SI-PMI, Crystal-Net et un module de gestion de formulaires (un atout).
• Connaissance de l’ADT Medipatient et MedINDEX, de la notion d’IPMR et des fonctionnalités de l’interface (un atout pour les projets de déploiement à venir).
• Excellentes compétences en informatique et maîtrise de MS Office (c’est-à-dire Word, Excel, PowerPoint, etc.).
• Vaste expérience en matière d’analyse, de préparation et de présentation des données.
• Connaissance approfondie des services sociaux, y compris la théorie, la pratique, les enjeux et les tendances actuels, de la planification de programmes, des normes et lois professionnelles, de la supervision clinique, de l’élaboration de politiques et de la production de manuels de programmes.
• Fortes aptitudes au leadership, au travail au sein d’équipes multidisciplinaires et à la gestion hiérarchique;
• Bon antécédent dans un poste de direction ou de gestion hiérarchique de niveau approprié, dans le domaine des services professionnels ou de la programmation; une expérience en gestion des ressources humaines, financières et informationnelles est un atout.
• Flexibilité et habiletés d’adaptation au changement.
• Connaissance des enjeux et du contexte relatifs aux services professionnels destinés aux Premières Nations, ou capacité de les saisir.
• Respect de la culture, des valeurs, des traditions et des enseignements Eeyous (cris) dans la mise en œuvre de programmes et de services.
• Connaissance de la culture, des communautés et de la langue cries, un atout.
• Esprit critique et excellentes capacités de prise de décisions, de planification et d’organisation liées à la planification et à la programmation de services professionnels.
• Personne axée sur les résultats, autonome, souple et capable de gérer de nombreuses tâches à la fois.
• Excellent entregent, sens du leadership et bon esprit d’équipe.
• Excellentes capacités de communication, tant à l’écrit que lors d’exposés.
• Bonne collaboration avec les autres membres de l’équipe, tant comme collègue que comme chef d’équipe.
• Compétences en utilisation d’applications informatiques administratives et statistiques de systèmes de gestion de l’information.

LANGUE

• Maîtrise de l’anglais et du français; 
• Capacité de lire des documents gouvernementaux en Français;
• Maîtrise du cri, un atout important.

AUTRE

• Prêt à voyager beaucoup et à participer à la formation requise.